關(guān)于提高審計效率的幾個重要步驟

    如何提高審計效率是每個會計師事務(wù)所都關(guān)注的問題。許多會計師事務(wù)所已經(jīng)悟出，只要稍稍改進(jìn)一下工作方法，就可以在削減工作時間的同時保持甚至提高審計質(zhì)量，訓(xùn)事務(wù)所創(chuàng)造更多的盈利。AICPAPCPS業(yè)務(wù)部的一個專門調(diào)查委員會曾接受委托對一批以擁有健全質(zhì)量控制體系而著稱的中小型會計師事務(wù)所進(jìn)行了調(diào)查，從中發(fā)現(xiàn)了許多對提高審計效率行之有效的方法與措施�？偟膩碚f，這次調(diào)查研究表明，提高審計效率有四個重步驟： 

　　一、管理和培訓(xùn)客戶 

　　如果客戶能夠為執(zhí)業(yè)的CPA提供一切有用的資料，審計人員的工作效率將會大幅度提高。反之，如果審計人員必須花費大量時間自己整理所需資料，尋找、謄寫所需文件，審計周期會大大加長。位于美國貝塞斯達(dá)州馬里蘭市Johnson & Lambert 會計公司，為了防止這類問題，其事務(wù)所已經(jīng)嘗試創(chuàng)建了兩套獨立的審計隊伍:一是個傳統(tǒng)審計隊伍；另一個被稱之為“全壘打”隊伍�！叭珘敬颉标牭奶攸c在于他們會為本職審計工作的順利開展而對客戶進(jìn)行一些培訓(xùn)，每次審計工作開始前必須有一次與被審計單位高層人員的對話，告知其會計工作中有何不足之處，審計人員可以提供什么幫助以及收取業(yè)務(wù)費用的根據(jù)。在此基礎(chǔ)上，審計人員將會擬定一份與傳統(tǒng)業(yè)務(wù)完全不同的業(yè)務(wù)約定書，將會計工作與審計工作嚴(yán)格區(qū)分開來。 

　　而在達(dá)拉斯的Weaver& Tidwell會計公司，合伙人加里·霍夫曼(Garry Hoffman)則會在審計計劃討論會上與客戶共同協(xié)商提供業(yè)務(wù)效率的方法。

　　除此之外，調(diào)查還發(fā)現(xiàn)了其他確保客戶為審計業(yè)務(wù)做好準(zhǔn)備的方法:(1)從高層管理者開始培訓(xùn)；執(zhí)業(yè)者與客戶董事會成員會面，就審計價值問題進(jìn)行交流，促使他們參與審計業(yè)務(wù)準(zhǔn)備工作；(2)將事情明晰化；事務(wù)所會以標(biāo)準(zhǔn)樣本及規(guī)定提交期限的方式提供一份所需會計資料的詳細(xì)清單；(3)當(dāng)顧客能夠提供符合標(biāo)準(zhǔn)的資料時，降低審計費用；事務(wù)所發(fā)現(xiàn)通過這項措施，可以大大減少CPA投入準(zhǔn)備工作中的時間，實現(xiàn)“雙贏”；(4)如果客戶還沒做好準(zhǔn)備，則根據(jù)情況調(diào)整計劃，重新安排實地調(diào)查程序；(5)幫助客戶逐步提高合作素質(zhì)；剛開始客戶有可能不能有效完成事務(wù)所期望的合作事項，但是通過逐步訓(xùn)練，客戶將能越來越多的提供合作。 

　　二、保持客戶與工作人員的穩(wěn)定 

　　營造良好的工作環(huán)境有助于審計效率的提高，這得到許多事務(wù)所的贊同。當(dāng)事務(wù)所能夠留住老顧客時，因為對客戶狀況和涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域駕輕就熟，可節(jié)約許多重新了解和準(zhǔn)備的時間，可以更快找出有效的審計方法，提高審計效率。同時，由于熟悉顧客情況，審計人員可以為客戶提供一些改進(jìn)工作方式等方面有價值的建議，為事務(wù)所客戶咨詢服務(wù)開辟了溪徑。 

　　成功的事務(wù)所還認(rèn)為，審計人員的相對穩(wěn)定也很重要，因為這有助于對具體客戶及對整個客戶經(jīng)驗值的提升。為了防止人員的流失，事務(wù)所可采取的措施有：(1)在工作時間長度上做一些努力，詳細(xì)列明和實施反超時政策；(2)完善激勵機(jī)制，為員工提供一個承認(rèn)和提高合伙人身份的機(jī)會；(3)提供靈活的時間安排和穿著休閑服上班的政策，創(chuàng)造一個寬松的工作環(huán)境；(4)提供一份有競爭力的報酬與紅利政策；(5)保持工作的趣味性，包括允許執(zhí)業(yè)人員在工作中享有相應(yīng)的權(quán)利，承擔(dān)相應(yīng)的義務(wù)，鼓勵員工參與計劃過程。

　　三、正確的計劃過程 

　　在被調(diào)查的事務(wù)所中，花費在計劃方面的時間在整個審計過程中所占比例大相徑庭，從2%到25%之間不等。但大多數(shù)人都確信:對審計效率而言，計劃是關(guān)鍵。 

　　計劃首先是要對客戶與自身情況有一個充分的了解。通過對客戶整體狀況的掌握，密蘇里州斯普林菲爾德市Davis. Lynn & Moots會計公司的托尼·林恩 (Tony Lynn)說：“我們大大降低了業(yè)務(wù)時間，不需要花費大量時間在符合性測試上，可以更快進(jìn)入實質(zhì)性測試階段。”另外，作為計劃過程的一部分，事務(wù)所還會復(fù)核客戶前些年度的工作底稿，以便熟悉以往與客戶之間存在的問題，找出自身在工作中可能存在的不足及可以改進(jìn)的地方。計劃過程中其他的步驟還有：(1)與客戶面對面討論工作進(jìn)程并闡明客戶自身的義務(wù)；(2)將客戶的試算表下載到事務(wù)所的軟件中，為后續(xù)工作做準(zhǔn)備；(3)發(fā)送委托審計確認(rèn)書；(4)準(zhǔn)備引導(dǎo)性的工作時間表；(5)與事務(wù)所其他喲審計人員共同復(fù)核上一年度計劃決議，吸取好的建議，對工作進(jìn)行改進(jìn)。 

　　然而，調(diào)查中也發(fā)現(xiàn)，并非所有成功的事務(wù)所都有詳細(xì)的計劃過程。有些只是簡單地復(fù)核一下上一年度的審計業(yè)務(wù)，看看有什么可以改進(jìn)的地方；有些則是在問題很明晰的情況下，從審計開始時就建立一個確定的工作計劃，不再更改。這些方法均需要擁有豐富的經(jīng)驗作基礎(chǔ)，因此也就越來越多地被那些擁有大量具有豐富審計經(jīng)驗人員的小型事務(wù)所所采用。

　　四、風(fēng)險評估 

　　調(diào)查發(fā)現(xiàn)，將工作強(qiáng)度與風(fēng)險水平相聯(lián)系，本質(zhì)上就是一個提高效率的好辦法。 

　　為了減少審計工作量，分析性復(fù)核被認(rèn)為是最有效的辦法。一個工作效率高的審計隊伍每開始進(jìn)行一個具體的審計步驟時都會想:我們是否可以采用分析性復(fù)核來完成呢?現(xiàn)在，每一位從業(yè)人員都正試圖采用分析性復(fù)核的方法來減少實質(zhì)性測試的工作量。這是因為，分析性復(fù)核與實質(zhì)性交易測試相比有以下幾大優(yōu)點：(1)節(jié)約審計時間；(2)可以及時發(fā)現(xiàn)有問題領(lǐng)域；(3)實施起來更有趣，還可以幫助審計人員更深層次地了解客戶業(yè)務(wù)。 

　　在審計過程中，可以用分析性復(fù)核代替交易測試節(jié)約審計時間的領(lǐng)域有：(1)應(yīng)收應(yīng)付及已收已付租金；(2)利息收入；(3)累計折舊；(4)薪金及薪金稅；(5)直接郵件募款收入及有關(guān)郵費；(6)供應(yīng)物資；(7)預(yù)付費用(如租金，保險費)；(8)專業(yè)咨詢費用；(9)年度會議收入。 

　　除了工作重排與技術(shù)改進(jìn)外，其中被認(rèn)為是效率審計中關(guān)鍵的，可節(jié)約20%一30%的審計時間的是實地完成審計業(yè)務(wù)。其提高審計效率的小竅門有： 

　　l、采用先進(jìn)技術(shù)，減少繁重的謄寫工作，使用膝上型電腦，甚至手提打印機(jī)來為實地工作提供方便； 

　　2、在工作底稿中加入備忘錄，這樣能夠保留測試目標(biāo)及實施措施的記錄以及記錄下工作中發(fā)現(xiàn)的問題； 

　　認(rèn)按照工作進(jìn)程存放工作底稿，這樣能夠描述工作中每一步都做了些什么，為什么這樣做及結(jié)果如何； 

　　4、減少文件數(shù)量，將工作底稿文件的厚度限制在一英寸以內(nèi)； 

　　5、保留一份從客戶手中得到的總結(jié)報告，而不要將所有資料都保存下來，以免下一年度還要將所有有用或無用的資料都翻閱一遍； 

　　6、召開全所范圍內(nèi)的工作會議，以商討如何做好工作底稿的編制工作； 

　　7、讓合伙人或上層管理者與實地工作者隨時保持聯(lián)系，減少信息反饋的時間及總的工作時間。這樣，實地工作者能夠就有關(guān)問題得到迅速指示，以便及時改變對審計工作的安排； 

　　8、將工作底稿模式及流程標(biāo)準(zhǔn)化，這樣便于理解，也使得工作底稿中的數(shù)據(jù)更具參考價值。 

　　其實，提高審計效率并沒有一個固定的模式，無論事務(wù)所的工作方式如何，通過探索都一定可以發(fā)現(xiàn)能夠提高審計效率的方法。